Home-Office für KMU und Schulen mit Nextcloud

Nextcloud ist die aufsteigende Open Source Variante zur datenschutzkonformen, cloudbasierten Dateiverwaltung für kleine und mittlere Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Vereine, die komplett selbst gehostet oder über Service-Provider genutzt werden kann.

  1. Über Nextcloud
  2. Enterprise vs. Community Version
  3. Service-Provider vs. self-hosted
  4. Nützliche Auswahl an Apps (Funktionalitäten in Nextcloud)
  5. Desktop und mobile Apps
  6. Hilfe bei Installation und Einrichtung
Nextcloud Dateiverwaltung

Über Nextcloud

Die Software Nextcloud ist eine Open Source Alternative zu Microsoft Office 365 und Google GSuite, die seit 2016 (als Fork von Owncloud) von der gleichnamigen in Stuttgart ansässigen Nextcloud GmbH entwickelt wird.
Die Grundsoftware Nextcloud ist ein Online-Dateimanager mit integrierter Benutzerverwaltung und einem umfangreichen Angebot von Apps (bei Nextcloud der Begriff für AddOns / Plugins / Module), womit diese zu einer ausgewachsenen Groupware inklusive Online-Dokumentbearbeitung erweitert werden kann.

Durch die DSGVO besteht bei deutschen Unternehmen und Bildungseinrichtungen vor allem die Frage, ob die Verwendung von MS Office 365 oder GSuite den Datenschutzbestimmungen genügen. Obwohl beide Unternehmen eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung stellen und beteuern, die Daten deutscher Kunden nur auf deutschen Servern zu hosten, sind sie durch den US Cloud Act an die Weisungsbefugnis der US-Regierung gebunden und müssen auf Wunsch dieser angefragte Daten in die USA übersenden. Dadurch und durch die nicht vorhandene Nachvollziehbarkeit, welche Daten wirklich wo gespeichert werden, bleibt eine Unsicherheit bestehen.
Das Baden-Württembergische Kultusministerium spricht sich offiziell gegen die Verwendung der US Cloudanbieter im schulischen Bereich aus.

Nextcloud hat sich daher auf die Fahne geschrieben, mit der freien Software den Unternehmen und Institutionen ihre volle Datenhoheit zurückzugeben.
Mit Erfolg: In Deutschland, Frankreich, Schweden und den Niederlanden wurde entschieden, für Behörden und Ministerien Nextcloud anstatt der US Angebote zu nutzen.
Auch Großkonzerne wie Siemens setzen auf die Open Source Software.

Doch auch mit einer viel höheren Useability und Intuitivität kann die Nextcloud-Software gegen die großen Konkurrenten MS Office 365 und GSuite punkten.

Enterprise vs. Community Version

Nextcloud lässt sich vollkommen kostenfrei als Community Version herunterladen, die dazugehörigen Community Support Foren sind ebenfalls kostenfrei nutzbar. Entwickler können den Code auf Github einsehen und dort zum Bugtracking beitragen.

Die Weiterentwicklung ihrer Software sichert die Nextcloud GmbH durch kostenpflichtigen Enterprise Support und für Unternehmen vorkonfigurierte Enterprise Versionen.

Im Vergleich zum Office 365 Enterprise Angebot von Microsoft fahren Unternehmen mit der Enterprise Lösung von Nextcloud um einiges günstiger.

Für Schulen hingegen bietet Microsoft seine Office 365 Enterprise Version zum enorm günstigen FWU-Preis an, der von einer kleinen Firma wie der Nextcloud GmbH nicht konkurriert werden kann. Schulen haben also rein aus Kostenperspektive mit MS Office 365 die günstigere Wahl. Natürlich ist es auch das Geschäftsmodell von Microsoft, durch dieses indirekte Sponsoring von Schulen junge Menschen schon früh an ihre Software zu gewöhnen, um sie später als Kunden zu gewinnen.

Service-Provider vs. self-hosted

Die Nextcloud GmbH selbst bietet kein Hosting an, trägt aber Partnerschaften mit verschiedenen Service-Providern, die Nextcloud als Full Managed Lösung anbieten. Diese Lösung ist sinnvoll für Familien, kleine Unternehmen und Teams, die selbst weder die Administration von Nextcloud noch das Servermanagement leisten können.
Sowohl der Speicherplatz als auch die zur Verfügung stehenden Apps sind hier jedoch begrenzt und daher nur für den geringen Bedarf ausreichend. Für mehr ist zunächst ein entsprechendes Budget erforderlich – ab einer hohen Benutzerzahl und hohem Speicherplatzbedarf muss stattdessen von vorneherein eine komplette Serverlösung eingeplant werden.
Managed Nextcloud ist z.B. bei Hetzner in Form von Shared Storage verfügbar, und in Kürze als Full Managed Nextcloud Lösung mit Groupware bei IONOS und Hosting.de

Die günstigste Nextcloud-Lösung für mittlere Firmen, Schulen und Vereine ist daher, Nextcloud herunterzuladen und auf einem eigenen bzw. angemieteten Server zu installieren (self-hosted). Hier fallen lediglich die Betriebskosten für den Server an, die je nach Bedarf und personeller Aufstellung variieren.
Wem die IT-Kräfte zur Serveradministration fehlen, bucht am besten gleich einen Managed Server.
Beispiel: Serverkosten bei Contabo mit zubuchbarer Managed Service Option
So verbleibt auch bei der self-hosted Lösung nur noch die Administration von Nextcloud, die sich nach der Ersteinrichtung im Wesentlichen auf Updates und die Benutzerverwaltung beschränkt. Dafür sollte jedoch ein zusätzliches Test-Setup – eine Test-Nextcloud-Instanz z.B. auf einem VPS oder in einer lokalen VM eingeplant werden.

Nützliche Auswahl an Apps (Funktionalitäten)

Seit Version 18 bringt Nextcloud alias der Neubenennung Nextcloud Hub bereits die wesentlichen Apps zur Groupware-Funktionalität inklusive mit:

Hinweis: OnlyOffice und Talk gehören zu den „großen“ Apps, die eine entsprechende Server-Performance erfordern. Die bereits integrierte Variante von OnlyOffice lässt bis zu 20 gleichzeitige Verbindungen im Online-Editor zu – darüberhinaus ist eine Lizenzierung notwendig. Talk lässt sich in der Chat-Funktion auch auf kleineren Servern gut verwenden, für die Nutzung von Video- und Audiokonferenzen ist dagegen ein starker High-Performance-Server notwendig.

Darüber hinaus sind folgende Apps als weitere Features empfehlenswert:

Schließlich gibt es noch eine Reihe von Apps, die nicht als Hauptfeatures für den Nutzer sichtbar, aber ratsam sind als Hintergrund-Funktionalität zu installieren:

  • Auditing / Logging – Protokollierung von technischen Meldungen
  • Log Reader – Abruf dieser Protokolle in der Admin-Oberfläche
  • Password policy – für sichere Passwörter
  • Two-Factor TOTP Provider – 2-Faktor-Authentifizierung (2FA)
  • Deleted files – Wiederherstellen von Gelöschten Dateien
  • Group folders – gemeinsame Ordner für Nutzergruppen

Im Vergleich mit MS Office 365 liegt bei allen Funktionalitäten der Fokus auf Übersichtlichkeit, Einfachheit und hoher Intuitivität. Das Benutzererlebnis bei Nextcloud ist damit sehr angenehm und für die meisten überraschend positiv – tatsächlich sticht Nextcloud hier Microsoft klar aus.
Die Umfragen im Doodle-Stil sind sogar ein Feature, das es in Office 365 schlichtweg überhaupt nicht gibt, genauso wie die Möglichkeit für alle Mitglieder, eigene Gruppen anzulegen (wie bei Nextcloud „Kreise“ – „Circles“).

Bei Nextcloud ist der Grundansatz benutzerzentriert. Das erfordert für geübte MS-Office-365-Nutzer eine kleine Umstellung, denn Microsoft spielt die Anwendungen gruppenzentriert aus.

Was Nextcloud im Gegensatz zu MS Office 365 nicht hat, ist ein integrierter Mailserver. Das ist technisch auch nicht möglich, da der Grundansatz, die Software selbst hosten zu können keine Mailserver-Einbindung erlaubt. Mailserver benötigen eine speziell dafür aufgesetzte Serverkonfiguration.

Desktop und mobile Apps

Nextcloud bietet einen eigenen Desktop Client (für Windows, macOS und Linux), um lokale Dateiverzeichnisse einfach mit Verzeichnissen in Nextcloud zu synchronisieren.

Für Mobilgeräte kann die App Nextcloud im App Store, Google Play, F-Droid oder Windows Store heruntergeladen werden (Hier unter dem Reiter „Download for mobile“). Mit dieser kann die Nextcloud Dateiverwaltung komfortabel angezeigt und Dateien vom Mobilgerät hochgeladen werden.

Sehr zu empfehlen ist die App Nextcloud Talk, die als interne eigene Messenger-App die gesamte Chat-Funktion auf’s mobile Endgerät holt. Diese ist ebenfalls für iOS und Android verfügbar.

Hilfe bei Installation und Einrichtung

Die englisch-sprachige Installationsanleitung von Nextcloud ist hier zu finden.
Deutsche Installationsanleitungen für Nextcloud auf Linux mit Installationshilfe bietet z.B. Carsten Rieger an.
Wer lieber mit Plesk als Serveradministrationsoberfläche arbeitet, findet auf Markus‘ Blog eine Reihe von deutschen und englischen Installationsanleitungen samt professioneller Hilfe dazu.

Gerne erledige ich auch die Installation und Einrichtung von Nextcloud für Sie.
Schreiben Sie mir dazu direkt per email hidden; JavaScript is required oder über das Kontaktformular.

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